Pokyny pre lepšiu emailovú komunikáciu

Vo väčšine seminárov, ktoré organizujem pre spoločnosti a združenia, si vyhradzujem čas hovoriť o e-mailoch. Prečo? Pretože e-mail sa stal jedným z našich najvýznamnejších prostriedkov internej a externej komunikácie. A hádajte čo … náš systém neprišiel so zoznamom etikiet. Ponúkam teda týchto dvanásť tipov:email.png

E-Mail nie je dôverný

„Ale,“ protestujete, „vymazal som ho, keď som si ho prečítal alebo poslal.“ Počítačová guma však nie je ako guma na ceruzku. Tieto slová úplne nezmizli. Opýtajte sa Billa Gatesa. Myslel si, že e-maily o jeho súperovi Netscape boli preč – kým ich nenašli vládni výskumníci a nepoužili ich v protimonopolnom prípade. Moja rada: „Neodkladajte nič do e-mailu, ktorý by ste si nevložili na diaľničný billboard Interstate.“

E-Mail nie je vždy doručený

„Bill,“ hovorí niekto po telefóne, „hádam, že máš minulý týždeň môj e-mail.“ Hovorím, že nie. „Teraz počkaj … sa objaví na mojom zozname SENT.“ Napriek tomu, tie slová nikdy pristáli na mojej obrazovke. Pre vaše najdôležitejšie správy, potom požiadať o potvrdenie o prijatí.

O rozumných očakávaniach O odpovediach

Pretože niektorí spolupracovníci odpovedajú na naše e-maily do piatich minút, dostaneme sa rozmaznaní. V dôsledku toho, keď iní idú deň alebo dva bez toho, aby museli písať, cítime sa odcudzení. Pamätajte však, že ľudia sa zúčastňujú na stretnutiach, majú schôdzky, cestujú a berú dni voľna. Predvídajte následné oneskorenia.

Udržujte neformálny jazyk

Pred niekoľkými mesiacmi som odoslal článok redaktorovi. V starom štýle zodpovedajúceho by poslal päťfunkčný list na odpoveď. Namiesto toho používal e-mail: „Mám všetko v poriadku.“ Aké príťažlivé hospodárstvo slov!
Upozornenie: Nie je povolená žiadna nedbanlivosť. Potrebujeme správne hláskovať a používať prijateľnú gramatiku. Ako editor ilustrovaný v odpovedi na mňa, nie sú potrebné úplné vety. Súhlasíte?kontakt.jpg

Buďte opatrní s Humor alebo Vyhnite sa úplne

S e-mailom nemáme výhodu výrazu tváre, tónu hlasu alebo priateľského pat na chrbte. Osobne sa môžeš smiať z „Betty, kedy sa chceš naučiť písať oboma rukami?“ Pri tlači dávajte pozor na reakciu. Dokonca aj smajlík-tvár znamenie nemusí vyzvať na svetlú náladu, ktorú sa snažíte vytvoriť. Takže ak máte pochybnosti, nechajte humor von.

Pokarhujme, že nepatria do e-mailu

Reprimands sa stretávajú oveľa tvrdšie v tlači, ako keď sa hovorí. Často to vedie k vojne „nastygramov“ (pôvabný termín, ktorý si požičal odborník na styk s verejnosťou).
Bohužiaľ, pre niektorých manažérov e-mail vytvoril nový kanál pre „prepínanie“ zamestnancov. Dozorcovia napíšu, čo nemajú odvahu povedať osobne. Vyliečenie: Vymažte negatívne hodnotenia pre osobný dialóg.

E-Mail by nemala nahrádzať konverzáciu

Keď e-mail prvýkrát vstúpil na pracovisko, bol to môj najväčší strach. Tí zamestnanci, ktorí sa stali neviditeľnými tým, že sa uchýlili do nekonečných stretnutí, pridali k ich nedostupnosti tým, že sa uchýlili k e-mailu úplne.